Assistant de direction des instituts ifsi/ifas/ifa - h/f

L'assistant de direction assure principalement :

Le secrétariat de direction

− Organise la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou au suivi de dossiers

− Assure la gestion et le traitement et la diffusion des courriers, mails, contacts téléphoniques liés à la direction.

− Participe à la gestion de l'agenda du directeur

− Rédige des comptes rendus de réunions

− Participe avec la directrice au recrutement des agents administratifs

− Contribue au développement des compétences individuelles et collectives des collaborateurs

− Représente le directeur à sa demande, dans diverses réunions locales, départementales ou régionales : Ecocampus, université, CROUS…

− Participe à différents forums des métiers, information dans les collèges et leslycées

− Réalise le secrétariat du GCS IFSI Public (convocation, AG, CR…)




Le suivi budgétaire des instituts de formation

− Participe à l'élaboration et à la mise en œuvre et du suivi des budgets

− Participe au suivi financier des apprenants

− Diffuse des informations administratives et budgétaires auprès des apprenants




Le management de l'équipe administrative

− Pilote, encadre et anime les activités de l'équipe administrative (10 personnes)

− Coordination, répartition et planification de l'activité du secrétariat

− Appui auprès des adjoints administratifs.

− Formation des adjoints administratifs nouvellement recrutés

− Gestion du temps de travail des équipes administratives, techniques

− Arbitre les congés des équipes administratives et techniques

− Organise l'harmonisation administrative des sites de Châteauroux et Le Blanc

− Participe et/ou anime des groupes de travail au sein de l'équipe administrative (démarche qualité, procédures...)




Le suivi administratif des dossiers des apprenants

− Participe à l'élaboration et l'organisation des épreuves de sélection

− Supervise la gestion des dossiers des apprenants, dont le dossier de relance des formalités médicales

− Assure des réponses règlementaires aux courriers individuels

− Rédige des fiches d'informations ou notes à destination du personnel administratif, technique, et des apprenants.

− Anime et soutient la mobilité des apprenants au sein des instituts : Erasmus, Mobicentre…




Le suivi des instances et des dossiers de contentieux

− Organise les instances de gouvernance des instituts de formation

− Rédige les comptes rendus

− Rédige les décisions




Savoir :

− Formation en secrétariat et en management d'équipe

− Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power point), des règles typographiques et de mise en page

− Connaissance des règles de suivi du budget et gestion des dossiers de financement

− Saisie des données et contrôle des informations

Savoir-faire :

− Sait recueillir et traiter des demandes

− Organise et hiérarchise les informations

− Organise, anticipe et définit des priorités

− Analyse et identifie des solutions aux problèmes rencontrés

− Veille au respect des procédures et des délais

− Classe et archive des dossiers.

− Sait rendre compte de son activité

− Travaille en équipe

− Respecte le devoir de neutralité et de discrétion professionnelle

Qualités professionnelles :

− Sens du service public et discrétion

− Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation 

− Loyauté et rendre compte

− Sens des responsabilités

− Rigueur/ organisation

− Esprit d'initiative

− Inscription de l'action dans la stratégie institutionnelle

− Capacité de positionnement et d'affirmation