Secretaire medicale - chefferie de pole et de service - 80% - h/f

Le CHRU recherche un/une Secrétaire Médical(e) Spécificité Chefferie de Pôle et de Service  pour son Pôle Lorrain de Chirurgie de l'Appareil Locomoteur/ Chirurgie Orthopédique / Centre Chirurgical Emile Gallé

Description des missions :

Réaliser l'ensemble des activités et des tâches listées ci-dessous afin d'assurer les activités de Chefferies de Pôle et de Service dans le respect des règles de confidentialité, du secret professionnel et des objectifs de la Coordination de l'Accompagnement Médico-Administratif du Patient

Activités « Chefferie de pôle » 

Gestion des appels téléphoniques / prise de rendez-vous / orientation des appels / messages divers, planning…
Interface entre les différents interlocuteurs du pôle et le trio de pôle, en interne et en externe
Organiser et participer aux réunions du pôle et du service (planification, convocation, supports, préparation, accueil, prise de notes, rédaction et diffusion du compte rendu) .
Assurer le suivi des actions du pôle : relevé annuel d'activité, suivi des objectifs du contrat de pôle, organisation des évènements du pôle...
Assister au Bureau Pôle Elargi (6 par an de 19h à 21h) + saisie des CR
Gérer la communication et la documentation du pôle :

- Mise à jour du site internet, signalétique, diffusion des notes d'information.

- Alimentation des espaces partagés (activité et travaux, listes de gardes, planning des congés... )

- Aider les secrétariats du pôle en cas de besoin (saisie, téléphone)

Gestion des mails du secrétariat de pôle
Gestion de l'agenda du chef de pôle et du (de la) cadre supérieur(e) du pôle
Référent Gestion Documentaire : mise en ligne des documents, suivi…
Toute mission médico-administrative complémentaire à la bonne prise en charge des activités. 

Activités « Chefferie de service » 

Gestion des mails envoyés par le chef de service
Gestion des RDV administratifs, délégués médicaux
Traitement des courriers et documents liés à l'activité de chefferie de service (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Accueil téléphonique et gestion des appels
Mise à jour et diffusion des plannings et tableaux de garde des médecins
Gestion des arrivées des internes et étudiants hospitaliers (diffusion du planning, ouverture des comptes, équipements, blouse etc…)
Organisation des examens universitaires
Suivi et gestion et l'archivage des documents administratifs
Gestion des locaux et des salles de réunion
Gestion administrative des externes, internes, Assistants Chef Clinique et éventuels chirurgiens stagiaires (interface entre la Direction Affaires Médicales, la faculté de médecine et le chef de service) :

- Listes

-Demandes de modification du paramétrage bureautique du logiciel du Dossier Patient Informatisé

- Accueil : accès, tenue, vestiaire...

-Transmission plannings de cours

- Suivi des demandes d'agrément du service ainsi que des dossiers de renouvellement ou attribution des postes d'Assistants Chef Clinique

- Fiches d'évaluation de stages

Organiser des congrès et autres manifestations : cours, enseignement, séminaires, DIU
Se tenir informé(e) des demandes d'accès dossier
Toute mission médico-administrative nécessaire à la bonne prise en charge des activités du service